home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Precision Software Appli…tions Silver Collection 4 / Precision Software Applications Silver Collection Volume 4 (1993).iso / database / badge.exe / BADGE.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-05-11  |  54KB  |  1,158 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                            Badge-O-Magic 1.1 User's Guide
  19.  
  20.                            Copyright (c) Ward Mundy, 1989.
  21.  
  22.                                 All Rights Reserved.
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.                                  Ward Mundy Software
  53.                                    4160 Club Drive
  54.                                 Atlanta, GA 30319 USA
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.           Chapter 1      Preliminaries
  60.  
  61.           1.1  What Is Badge-O-Magic Anyway?
  62.  
  63.                Badge-O-Magic is a dBASE-compatible, badge and nametag
  64.           generator designed for use with an IBM PC-compatible computer and
  65.           an HP LaserJet II or 100% compatible laser.
  66.  
  67.                Using any dBASE III or IV data base (one is included with the
  68.           software), Badge-O-Magic generates one to four line badges with an
  69.           optional header and footer line.  The badges can be printed using
  70.           type styles of 20 to 40 points.  Five fonts are included with the
  71.           program.  Each badge is 3" x 4" with six badges being printed on
  72.           each 8-1/2 x 11 inch page.  Badge-O-Magic also includes the
  73.           necessary software to download the soft fonts to your laser
  74.           printer and to print a perforation template suitable for ordering
  75.           perforated name tag stock from your local printer.  The perforated
  76.           paper and badge holders also are available from us when you
  77.           register.  Please request pricing information when you register.
  78.  
  79.                Badge-O-Magic also includes powerful file management
  80.           utilities which permit you to edit and add data to any dBASE file
  81.           without leaving Badge-O-Magic.
  82.  
  83.                Typical uses for this software would be to prepare name
  84.           badges for participants at a conference, convention, family
  85.           meeting, social event, etc.  The major difference in Badge-O-Magic
  86.           and commercial badge-making systems is cost.  This program is
  87.           distributed as ShareWare, which means you can "try before you
  88.           buy."  We aren't worried.  Typical badge-making software costs
  89.           from $500 to $1000.  Commercial badge-making houses usually charge
  90.           more than $1 per badge to do what you now can do yourself ... with
  91.           equivalent quality in the end-product plus CONVENIENCE.
  92.  
  93.                You are licensed to use the ShareWare version of Badge-O-
  94.           Magic for up to 90 days to determine whether it meets your needs. 
  95.           Once you are satisfied with the software, you need to obtain a
  96.           license before continuing to use Badge-O-Magic.  The fee is modest
  97.           to say the least: $45 per single-user PC or $95 per network (with
  98.           unlimited users) plus $5 shipping ($10 foreign).  Payment of this
  99.           license fee plus the applicable shipping charge entitles you to
  100.           your choice of one of the latest versions of Badge-O-Magic.  You
  101.           may request either Clipper-compatible or dBASE III-compatible
  102.           indexes.  In addition, registered users receive free technical
  103.           support for one year, access to our computer bulletin board, and a
  104.           complimentary copy of the ShareWare version of our powerful data
  105.           base manager, WAMPUM.
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.                                           1
  114.  
  115.  
  116.  
  117.           1.2  Legal Stuff
  118.  
  119.                The world is not a simple place any more, so we have to tell
  120.           you a few things you need to know before you start using Badge-O-
  121.           Magic.  First, a few disclaimers are in order.  We provide the
  122.           same, fine software warranty that all the big-boys do: NONE!  In
  123.           short, you use Badge-O-Magic at your own risk.  We make no
  124.           representations regarding its fitness for any particular purpose
  125.           or its merchantability.  Nor do we provide any warranties, express
  126.           or implied, that the software will work.  That is solely for you
  127.           to decide!  The good news is that the price is definitely right! 
  128.           You do not have to shell out $500 only to find that the software
  129.           doesn't meet your needs.  You can use Badge-O-Magic for up to 90
  130.           days without charge and make up your own mind.  Once you are
  131.           satisfied that it works and meets your requirements, then you must
  132.           register. You will receive all sorts of additional goodies as
  133.           explained above.
  134.  
  135.                Finally, for all you honest people out there, please bear
  136.           with us. You may have heard that there still are a few good crooks
  137.           who live amongst us.  They try to take other people's work and
  138.           pass it off as their own.  This is a no-no in most parts of the
  139.           world for which people get put in jail.  If someone other than
  140.           Ward Mundy has asked you to pay them a license fee for using
  141.           Badge-O-Magic, then we'd like to know about it.  Some suggest that
  142.           you pay them, and they will pay us.  Guess what gang?  We don't
  143.           have any distributors of this variety.  And, we will take the
  144.           necessary legal steps to curtail their activities.  The reason
  145.           this all matters to you honest folks is that if we don't receive
  146.           some compensation for writing good software in the ShareWare
  147.           market then guess who won't be writing any more software for the
  148.           ShareWare market.
  149.  
  150.                Let us hasten to add that we do receive support from
  151.           thousands of ShareWare distributors around the globe who charge a
  152.           modest "copying fee" for distributing ShareWare.  This fee should
  153.           never exceed $10 in Yankee dollars, and Badge-O-Magic should
  154.           always be distributed on a single diskette.  If not, let us know.
  155.  
  156.  
  157.           1.3  A Word About ShareWare
  158.  
  159.                ShareWare is a unique marketing concept which permits you to
  160.           "try before you buy."  It doesn't mean FreeWare!  Badge-O-Magic is
  161.           a copyrighted work for which we retain all rights.  You or your
  162.           company are licensed to use it up to 90 days to determine whether
  163.           Badge-O-Magic meets your requirements.  If it does, then you need
  164.           to register and obtain a license if you intend to continue to use
  165.           the software.  If it doesn't meet your needs, then give it to a
  166.           friend, your local User's Group, or your friendly trash can!
  167.  
  168.                You may pass Badge-O-Magic along to others so long as you
  169.           distribute it exactly in the form it was received.  The next
  170.  
  171.                                           2
  172.  
  173.  
  174.  
  175.           section describes the files which should have been on the
  176.           distribution diskette or in the archive file if you downloaded the
  177.           program from a bulletin board. If your copy doesn't match the
  178.           list, do yourself a big favor: DON'T USE IT or you may be
  179.           VERRRRRRY SORRRRRRY! There are also some folks who pride
  180.           themselves in design of CrippleWare.
  181.  
  182.                If there is any doubt in your mind about the reliability of
  183.           your copy of Badge-O-Magic, please drop us a note.  We also will
  184.           be glad to send you a home-grown copy of Badge-O-Magic if you
  185.           include five yankee dollars. Please let us know where any
  186.           questionable copy came from.
  187.  
  188.  
  189.           1.4  Files on Distribution Diskette
  190.  
  191.                What follows is a list of files which are included on the
  192.           Badge-O-Magic 1.1 ShareWare distribution diskette or archive.  
  193.  
  194.           FILE NAME           FILE SIZE      FILE FUNCTION 
  195.           ------------        ---------      ------------------------------
  196.           BADGE.EXE           229488         Badge-O-Magic program
  197.           BADGE.DOC            54090         Badge-O-Magic documentation
  198.           FONT1.POR            78020         Soft Font #1 for Badge-O-Magic
  199.           FONT2.POR            52620         Soft Font #2 for Badge-O-Magic
  200.           FONT3.POR            37350         Soft Font #3 for Badge-O-Magic
  201.           FONT4.POR            33897         Soft Font #4 for Badge-O-Magic
  202.           FONT5.POR            12073         Soft Font #5 for Badge-O-Magic
  203.           BADGES.DBF             483         Badge-O-Magic Sample Data Base
  204.           LASTNAME.NTX          2048         Last Name index for Data Base
  205.           BADGES.BOM            6612         Default Configuration File
  206.           BHELP.DBF              155         Badge-O-Magic HELP File
  207.           BHELP.DBT             9432         Badge-O-Magic HELP File Text
  208.  
  209.  
  210.           1.5  Registration
  211.  
  212.                The terms of Badge-O-Magic's ShareWare license already have
  213.           been outlined.  An order and invoice form is included in this
  214.           documentation for your convenience.  We do not accept credit cards
  215.           or purchase orders (without advance approval).  We do accept
  216.           personal checks drawn on U.S. banks in U.S. dollars, money orders,
  217.           and cash in U.S. currency.
  218.  
  219.  
  220.           1.6  Credits
  221.  
  222.                Names of computer hardware, software, and computer companies
  223.           are used solely for the purpose of identification.  With the
  224.           exception of Badge-O-Magic, dLITE and WAMPUM, all remaining
  225.           references to products and companies are trademarked by their
  226.           respective companies.
  227.  
  228.  
  229.                                           3
  230.  
  231.  
  232.  
  233.                Badge-O-Magic, dLITE and WAMPUM are trademarks of Ward Mundy.
  234.  
  235.                PKXARC and PKUNZIP are trademarks of PKWARE, Inc.
  236.  
  237.                IBM, IBM-PC, and PC/AT are trademarks of IBM Corporation.
  238.  
  239.                dBASE, dBASE III, dBASE IV, RunTime and Ashton-Tate are
  240.                trademarks of Ashton-Tate.
  241.  
  242.                HP LaserJet II and LaserJet+ are trademarks of Hewlett-
  243.                Packard Corporation.
  244.  
  245.                MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation.
  246.  
  247.  
  248.           Chapter 2      Getting Started
  249.  
  250.  
  251.           2.1  System Requirements
  252.  
  253.                Badge-O-Magic is designed to run on an IBM-compatible PC,
  254.           PC/AT, or PC/386.  It requires DOS 2.1 or higher and approximately
  255.           350K of memory.  While the software can be run without a laser
  256.           printer, name badges cannot be printed without an HP LaserJet II
  257.           or compatible printer. The original LaserJet will not suffice
  258.           since fonts cannot be downloaded to this printer.  A LaserJet+ can
  259.           be used; however, soft font 1 will not work due to its font size.
  260.  
  261.  
  262.           2.2  Installing the Software
  263.  
  264.                If you received Badge-O-Magic on diskette, then type
  265.           A:INSTALL for instructions on installation of the software.  If
  266.           you received Badge-O-Magic from a BBS, then follow the steps
  267.           outlined below.
  268.  
  269.                Badge-O-Magic is distributed in compressed form to better
  270.           protect the integrity of its various program and data files. 
  271.           These archives come in three flavors: a file with an extension of
  272.           .ARC, a file with an extension of .ZIP, or a file with an
  273.           extension of .EXE.  The .EXE variety is self-unarchiving.  The
  274.           .ARC variety requires that you use a program such as PKXARC from
  275.           PKWare to unarchive the files.  The .ZIP variety requires that you
  276.           use a program such as PKUNZIP from PKWare to unarchive the files.
  277.  
  278.                          STEP 1.  Creating A Directory
  279.  
  280.                Regardless of which version of the archive you have, you will
  281.           need to first create a directory on your hard disk to store the
  282.           software.  For floppy disk users, you will need to format a
  283.           diskette.  If you plan to use data bases other than the one
  284.           included with the software, then this directory must be part of
  285.           your DOS PATH to get the most out of Badge-O-Magic.
  286.  
  287.                                           4
  288.  
  289.  
  290.  
  291.                For hard disk users, type MD C:\BADGE at the DOS prompt to
  292.           create a new directory on your hard disk.  Add the following
  293.           command to the top of your AUTOEXEC.BAT startup file using any
  294.           editor: PATH=C:\BADGE.  If you already have a PATH command in your
  295.           startup file, then add C:\BADGE to it.
  296.  
  297.                For floppy disk users, format a system floppy with the
  298.           command FORMAT A:/S.  Type the following commands exactly as they
  299.           appear to create the startup file:
  300.  
  301.                     COPY CON AUTOEXEC.BAT
  302.                     A:BADGE
  303.  
  304.                Now press CTRL-Z and <ENTER> to save the file.
  305.  
  306.  
  307.                          STEP 2.  Loading the Software from .EXE archive
  308.  
  309.                If you have the .EXE archive variety, then list the directory
  310.           and write down the name of the Badge-O-Magic archive.  It should
  311.           be named BADGE11.EXE unless the name was changed.  If the file
  312.           name is BADGE11.ARC or BADGE11.ZIP then go to Step 3.
  313.  
  314.                If you have a hard disk, move to the \BADGE directory by
  315.           typing CD \BADGE at the C> prompt.  Insert the floppy with the
  316.           archive file in Drive A and type A:BADGE11 to unarchive the
  317.           software and copy it to your C:\BADGE directory.
  318.  
  319.                If you have a floppy disk system, insert your new system disk
  320.           in Drive B and insert the floppy with the archive file in Drive A. 
  321.           Now type B: <ENTER> to position to Drive B.  Then type A:BADGE11
  322.           to unarchive the software and copy it to your B: floppy.
  323.  
  324.                          STEP 3.  Loading the Software from other archive
  325.  
  326.                If you have the .ARC or .ZIP archive variety, then list the
  327.           directory and write down the name of the Badge-O-Magic archive. 
  328.           It should be named BADGE11.ARC or BADGE11.ZIP unless the name was
  329.           changed.  If the file name is BADGE11.EXE then go to Step 2.
  330.  
  331.                If you have a hard disk, move to the \BADGE directory by
  332.           typing CD \BADGE at the C> prompt.  Insert the floppy with the
  333.           archive file in Drive A and copy PKXARC.COM onto this floppy if
  334.           the archive file extension is .ARC.  If the file extension is
  335.           .ZIP, then copy PKUNZIP.COM onto this floppy.  Now type one of the
  336.           following to unarchive the files:
  337.  
  338.                A:PKXARC A:BADGE11   (if you have BADGE11.ARC)
  339.  
  340.                A:PKUNZIP A:BADGE11  (if you have BADGE11.ZIP)
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.                                           5
  346.  
  347.  
  348.  
  349.                If you have a floppy disk system, insert your new system disk
  350.           in Drive B and insert the floppy with the archive file in Drive A. 
  351.           Copy PKXARC.COM to the floppy in Drive A if you have BADGE11.ARC.
  352.           Or copy PKUNZIP.COM to the floppy in Drive A if you have .ZIP.  
  353.                Now type B: <ENTER> to position to Drive B.  Then type one of
  354.           the following:
  355.  
  356.                A:PKXARC A:BADGE11   (if you have BADGE11.ARC)
  357.  
  358.                A:PKUNZIP A:BADGE11  (if you have BADGE11.ZIP)
  359.  
  360.  
  361.                          STEP 4.  Checking Your PATH
  362.  
  363.                Before you attempt to load Badge-O-Magic into memory, check
  364.           your DOS PATH by typing PATH at the DOS prompt.  Make certain that
  365.           C:\BADGE is included in the path if you have a hard disk.  If not,
  366.           reread STEP 1 above and create the necessary PATH command in your
  367.           startup file.
  368.  
  369.  
  370.           2.2  Loading the Software into Memory
  371.  
  372.                Badge-O-Magic can be loaded into memory by typing BADGE and
  373.           pressing <ENTER> at the DOS prompt.  If you receive a message
  374.           "File Not Found" then you have not created the necessary PATH for
  375.           DOS to find the program.  Reread the steps in section 2.1 above. 
  376.           If you want to use the sample data base, then move to the \BADGE
  377.           directory on your hard disk before typing BADGE.  This is
  378.           accomplished by typing CD \BADGE and pressing <ENTER>.  
  379.  
  380.                If you are using a color adaptor with a monochrome monitor,
  381.           you will improve the readability of the program by starting it
  382.           with the following command: BADGE MONO <ENTER>.
  383.  
  384.  
  385.  
  386.           Chapter 3      Badge-O-Magic Tutorial
  387.  
  388.  
  389.           3.1  Overview
  390.  
  391.                Badge-O-Magic is completely menu-driven.  It also has
  392.           context-sensitive HELP which is available by highlighting the
  393.           option with which you need help and pressing the F1 function key.
  394.  
  395.                This chapter walks you through every function on Badge-O-
  396.           Magic's menus using the sample data base included with the
  397.           software.  After completing this tutorial, you probably can set
  398.           the User's Guide aside and master the software simply by reading
  399.           the menus and pressing F1 if you get stumped. 
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                           6
  404.  
  405.  
  406.  
  407.           3.2  Loading Badge-O-Magic 
  408.  
  409.                If you are using a hard disk, move to the \BADGE directory by
  410.           typing CD \BADGE <ENTER>.  Then run the Badge-O-Magic program by
  411.           typing either BADGE or BADGE MONO and pressing <ENTER>.  The Main
  412.           Menu will display shortly.
  413.  
  414.  
  415.           3.3  File Management Preliminaries
  416.  
  417.                Badge-O-Magic is structured to permit you to use virtually
  418.           any dBASE-compatible data base which you may already have.  If you
  419.           don't use dBASE data bases, then you may use the data base which
  420.           is included with the software.  Using the included data base will
  421.           enable you to generate virtually any kind of name badges desired.
  422.  
  423.                Because of its flexibility, Badge-O-Magic necessarily needs
  424.           to know a few things before it can print your name badges.  These
  425.           are listed below in the order you would typically enter them. Once
  426.           the information has been entered, you can save all your choices as
  427.           a "configuration" which can be recalled with just a couple of
  428.           keystrokes.  Even though the system already is configured, let's
  429.           walk through the process once just to familiarize you with the
  430.           necessary steps.
  431.  
  432.                First, move to the File Management Menu by typing F when the
  433.           Main Menu displays.  Note that on the Main Menu, you do not have
  434.           to press <ENTER> after typing the first letter of your choice.  On
  435.           sub-menus (such as the File Management Menu), you must type the
  436.           first letter of your choice or highlight your choice using the
  437.           <Up> and <Dn> cursor keys AND then press <ENTER>.  Now execute the
  438.           following steps in the order listed.
  439.  
  440.                1.  Choose FILE CHANGE to pick the data base to be used in
  441.           generating your name badges.  Highlight the file named BADGES
  442.           using the <Up> and <Dn> cursor keys, then press <ENTER> to make
  443.           the choice.
  444.  
  445.                2.  Choose INDEX CHANGE to pick an index file.  For those new
  446.           to dBASE, these files are used to sort your data base and hence
  447.           your name badges.  If you haven't already built an index for the
  448.           file you selected, then you would first choose CREATE NEW INDEX,
  449.           highlight the field to be used for sorting, and press <ENTER>. 
  450.           Otherwise, choose INDEX CHANGE, highlight the index desired and
  451.           press <ENTER>. Since an index file already exists to sort the
  452.           BADGE file on LASTNAME, simply highlight LASTNAME and press
  453.           <ENTER>.  Notice the bottom of the File Management Menu shows the
  454.           name of the file and index currently in use.  The Main Menu also
  455.           does.
  456.  
  457.                3.  If you need to ADD new records to the file or change
  458.           information on any records already in the file, this can be done
  459.           by choosing ADD or EDIT records, respectively.  If you just want
  460.  
  461.                                           7
  462.  
  463.  
  464.  
  465.           to look at the records in the file, choose BROWSE.  Use the <ESC>
  466.           key to exit from any function at any time.  If you choose to EDIT
  467.           or BROWSE, you will get a sub-menu allowing you to select your
  468.           starting position in the file.  This could be the first or last
  469.           record in the file, a particular record number in the file (if you
  470.           know it), or you can move to any index key in the file by entering
  471.           all or part of a LASTNAME to find.  Badge-O-Magic is designed to
  472.           find the closest match to what you enter.  You then can move
  473.           through the file records by pressing <PgDn> or <PgUp>.  Pressing
  474.           the <ESC>ape key lets you exit without resaving the currently
  475.           displayed record.
  476.  
  477.                4.  Now you must decide whether you want a name badge printed
  478.           for every entry in your file.  If so, skip the rest of this step. 
  479.           If not, you must SET DATA FILTER to narrow down the group of
  480.           records which will be used to print name badges.  A filter allows
  481.           you to create a sub-set of your data base.  Choose the SET DATA
  482.           FILTER option and read the instructions which display on the
  483.           screen.  Pressing <ESC>ape while in the FILTER menu cancels any
  484.           FILTER! If you enter a filter which is not syntatically correct,
  485.           Badge-O-Magic will notify you and give you another chance.
  486.  
  487.                This completes the steps for getting your data base ready for
  488.           use in printing name badges.  Now press the <ESC>ape key to exit
  489.           to the Main Menu or highlight RETURN MAIN MENU and press the
  490.           <ENTER> key.
  491.  
  492.  
  493.           3.4  Badge Making Preliminaries
  494.  
  495.                Now, of course, Badge-O-Magic needs to know what information
  496.           from each record in your file should be printed on each name
  497.           badge.  Choose the REVISE SETTINGS option by typing R.  As
  498.           distributed, Badge-O-Magic is set up to print a three-line name
  499.           badge with a header and footer for each entry in the file.  It
  500.           also prints a two-line name badge with header and footer for every
  501.           spouse entry in the file.  Within the SYSTEM SETTINGS screen, you
  502.           define which fields or pieces of information should be printed on
  503.           which lines of the name badges.  You also tell Badge-O-Magic what
  504.           size type to use for each line of the name badges.  
  505.  
  506.                For now, just examine the entries which already appear on the
  507.           screen.  Notice that the entries on LINE1 through LINE4 are dBASE
  508.           character expressions.  This means that these expressions define
  509.           printed output which will be character data as opposed to a
  510.           number, a date, or a logical expression.  
  511.  
  512.                If you are new to dBASE, defining a character expression is
  513.           as simple as typing the name of any character field (designated by
  514.           C) from your data base.  All the fields in the current data base
  515.           can be displayed by pressing the F10 function key.  You can also
  516.           link more than one character expression together.  This is known
  517.           as concatenating and is accomplished by typing the names of two
  518.  
  519.                                           8
  520.  
  521.  
  522.  
  523.           character fields separated with a + sign, e.g. FIRSTMI+LASTNAME. 
  524.           Normally, you probably would want to trim off trailing spaces of
  525.           fields to be concatenated so that a badge doesn't print like the
  526.           following: JOHN        SMITH.  You also would want to add a space
  527.           between the words once the spaces were trimmed off.  To trim
  528.           spaces, you use a function called TRIM().  The syntax would be as
  529.           follows in our example: TRIM(FIRSTMI)+" "+LASTNAME.  
  530.  
  531.                The final step is defining your badge output is to choose the
  532.           appropriate size for the type on each line of the badge.  The
  533.           lower the number, the bigger the type style.  Size 1 is 40 point
  534.           type while size 4 is 24 point.  With Badge-O-Magic, you need not
  535.           worry about getting a type style small enough to match your
  536.           longest entry on each line since the software automatically
  537.           adjusts the fonts downward where necessary to make certain a full
  538.           name prints on the badge.  Leave the type styles the way they are
  539.           for now and press <PgDn> to return to the Main Menu.
  540.  
  541.  
  542.           3.5  Getting Your Laser Printer Ready
  543.  
  544.                Each time you turn off your laser printer, you will need to
  545.           DOWNLOAD FONTS by typing D on the Main Menu.  This copies the
  546.           necessary soft fonts distributed with Badge-O-Magic to your laser
  547.           printer.  If you forget this step, you will get another chance to
  548.           do it when you choose BADGE GENERATOR.
  549.  
  550.                After making certain that your LaserJet is turned on and is
  551.           on line, choose the DOWNLOAD FONTS option and type Y to download
  552.           the soft fonts.  When asked whether to print a perforation
  553.           template, type Y.  This template will show you how to order
  554.           perforated paper for use with the Badge-O-Magic software.  
  555.  
  556.                Once the fonts have been loaded into your LaserJet, the Main
  557.           Menu will reappear.  
  558.  
  559.  
  560.           3.6  Printing the Badges
  561.  
  562.                Now choose BADGE GENERATOR by typing B.  If asked whether to
  563.           download fonts, type N if you did so above.  When prompted whether
  564.           to print the name badges, type Y to proceed.  That's all there is
  565.           to it!
  566.  
  567.                If you enjoy technical manuals, then read through the
  568.           remainder of this documentation several times.  It will acquaint
  569.           you with all the magic that Badge-O-Magic offers.  Then use the
  570.           software for up to 90 days to evaluate the simplicity and ease of
  571.           use of this great new software tool.  We hope you'll elect to
  572.           register and that you'll pass a ShareWare copy of Badge-O-Magic
  573.           along to your friends.
  574.  
  575.  
  576.  
  577.                                           9
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.           Chapter 4      Using Badge-O-Magic 
  585.  
  586.  
  587.  
  588.           4.1  Navigation Keys for Badge-O-Magic 
  589.                
  590.                Once you load Badge-O-Magic into memory, a light bar menu
  591.           appears known as the Main Menu.  You can highlight the option
  592.           desired by using the <Dn> or <Up> cursor keys on the numeric
  593.           keypad. Then press <ENTER> to execute your choice.  Alternatively,
  594.           you may simply type the first letter of the choice desired. In
  595.           this case you do NOT need to press <ENTER>.
  596.  
  597.                While positioned on the Main Menu, you can highlight any
  598.           option on the Main Menu and press the F1 function key for HELP on
  599.           the highlighted topic.  This is known as context-sensitive HELP,
  600.           and is available on every screen of the program. 
  601.  
  602.                The <HOME> key moves the light bar to the first option on the
  603.           menu.  The <END> key moves the light bar to the last option on the
  604.           menu.  
  605.  
  606.                The all-purpose, get-out-of-trouble key is <ESC>ape. 
  607.           Pressing <ESC> always moves you backwards one level in the menu
  608.           system of Badge-O-Magic except when you are positioned on the Main
  609.           Menu.  TO exit from the Main Menu, type an E.
  610.  
  611.                Within the file management system, Badge-O-Magic uses the
  612.           same conventions as dBASE for most data entry.  The <ENTER> or
  613.           <Dn> cursor key moves you to the next field.  The <Up> cursor key
  614.           moves you to the previous field.  The <PgDn> key moves you to the
  615.           next record in the file. And the <PgUp> key moves you to the
  616.           previous record in the file.  Both <PgDn> and <PgUp> save any
  617.           changes you have made to the data for the displayed record.  To
  618.           exit back to the File Management Menu, press <ESC> AFTER saving
  619.           your changes by pressing either <PgDn> or <PgUp>.
  620.  
  621.                In the BROWSE mode, <PgDn> displays the next 20 records in
  622.           the file while <PgUp> displays the previous 20.  <Ctrl-Home> moves
  623.           you to the first fields of the record while <Ctrl-End> moves you
  624.           to the last.  You can scan the fields horizontally by pressing the
  625.           <Right> and <Left> cursor keys on the numeric keypad. <ESC> gets
  626.           you back to the File Management Menu.
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.                                          10
  636.  
  637.  
  638.  
  639.           4.2  File Management Menu
  640.  
  641.                The File Management Menu provides the basic file management
  642.           functions necessary to manipulate dBASE-compatible data bases. You
  643.           can use virtually any existing dBASE III or dBASE IV data base
  644.           with Badge-O-Magic.  If you need to create a new one, we recommend
  645.           you try our full-featured data base manager, WAMPUM, which is
  646.           available through most ShareWare distributors and BBS's.  Insist
  647.           upon version 3.3 or later.  If you can't find it, send us $5 and
  648.           we will be happy to send you a ShareWare copy with a 90 day
  649.           evaluation license.  The ShareWare version is fully-functional and
  650.           will work with any 512K PC-compatible with dual floppies or a hard
  651.           disk.  The following functions are supported on Badge-O-Magic's
  652.           File Management Menu.
  653.  
  654.                a.   ADD records to file.  Permits you to add new data to any
  655.                     existing data base.  Make certain you are using the
  656.                     proper data base before adding records to the file.
  657.  
  658.                b.   EDIT records in file.  Allows you to revise existing
  659.                     data in your data base.  When this option is chosen, you
  660.                     can position the system to a starting point in the file
  661.                     in several different ways:
  662.  
  663.                          1.   Top of file.  Moves you to the first record in
  664.                               the file UNLESS a filter is in use.  Then it
  665.                               moves you to the first record matching the
  666.                               filter's conditions.
  667.  
  668.                          2.   Bottom of file.  Moves you to the last record
  669.                               in the file UNLESS a filter is in use.  Then
  670.                               it moves you to the last record matching the
  671.                               filter's conditions.
  672.  
  673.                          3.   Pick record number.  Moves you to the record
  674.                               number matching the number you enter UNLESS a
  675.                               filter is in use.  Then it moves you to the
  676.                               specified record number ONLY IF that record
  677.                               matches your filter expression.
  678.  
  679.                          4.   Matching key.  If an index is in use, you can
  680.                               move to the closest entry in the index which
  681.                               matches the value you type for the key UNLESS
  682.                               a filter is in use.  Then it moves you to the
  683.                               closest entry matching your filter.
  684.  
  685.                     Note that filters come in handy when you need to edit
  686.                     the contents of a particular group of records such as
  687.                     all those persons from a particular city.  When you
  688.                     <PgDn> through the records with a FILTER in use, the
  689.                     next record displayed will always be one matching the
  690.                     specified filter expression.
  691.  
  692.  
  693.                                          11
  694.  
  695.  
  696.  
  697.                     While in EDIT mode, you can mark a record as DELETED by
  698.                     pressing CTRL-U.  This doesn't really delete the record
  699.                     until you PACK the file.  It does keep the record from
  700.                     printing a name badge.  Before choosing PACK, you can
  701.                     undelete a record by pressing CTRL-U again while the
  702.                     deleted record is displayed.
  703.  
  704.                c.   BROWSE records.  This function allows you to examine
  705.                     data in your file 20 records at a time.  See the
  706.                     discussion above regarding the navigation keys for use
  707.                     with the BROWSE option.  As with EDIT, you can position
  708.                     the system to a particular starting point for browsing.
  709.                     And you can set up a FILTER to narrow down the group of
  710.                     records displayed when you choose the BROWSE option.
  711.  
  712.                d.   FILE change.  When chosen, this function displays a
  713.                     light bar menu with all existing data bases in the
  714.                     default directory.  Highlight the file desired using the
  715.                     <Dn> or <Up> cursor keys.  Then press <ENTER> to pick
  716.                     the file.
  717.  
  718.                e.   INDEX change.  When chosen, this function displays a
  719.                     light bar menu with all existing indexes in the default
  720.                     directory.  Make certain that you know which indexes go
  721.                     with which files or you will get a mess.  If you are
  722.                     unsure whether an index goes with a particular file,
  723.                     create a new index to be on the safe side.  Highlight
  724.                     the index file desired and press <ENTER> to pick it.
  725.  
  726.                f.   PACK INDEX/FILE.  This option allows you to rebuild your
  727.                     data base and the associated index.  It permanently
  728.                     deletes all records marked for deletion and reindexes
  729.                     the data base.
  730.  
  731.                g.   ZAP DATA BASE.  This option should be used with EXTREME
  732.                     caution.  It PERMANENTLY deletes ALL records in the file
  733.                     but not the file itself.  In short, it EMPTIES your data
  734.                     base to allow you to reenter new data.  Always make a
  735.                     backup of your work BEFORE choosing this option.
  736.  
  737.                h.   CREATE NEW INDEX.  Choosing this option displays a list
  738.                     of all the fields in the current data base.  Highlight
  739.                     the field on which you wish to create an alphabetical
  740.                     index and press <ENTER> to create the index.  
  741.  
  742.                     For those unfamiliar with dBASE indexes, a word of
  743.                     explanation is in order.  dBASE indexes take the place
  744.                     of the sorting step which typically is used on larger
  745.                     computer systems to order a file in a certain way.  The
  746.                     advantages of indexes are many.  First, they are
  747.                     automatically updated whenever a new record is added to
  748.                     a file or an existing record is changed.  Thus, the end-
  749.                     user need do nothing to assure that the data base is
  750.  
  751.                                          12
  752.  
  753.  
  754.  
  755.                     properly sorted.  Second, because indexes are always
  756.                     current, any output can be produced in the order of any
  757.                     existing index without the need to sort the data base. 
  758.                     This saves a tremendous amount of time with large data
  759.                     bases.  Third, indexes permit retrieval of information
  760.                     in many different ways almost instantaneously.
  761.  
  762.                i.   SET DATA FILTER.  If you want to narrow down the group
  763.                     of records with which to work in a particular file, you
  764.                     can specify a filter expression.  When you choose this
  765.                     option, detailed HELP is provided on screen to assist in
  766.                     specifying a filter. You can cancel a filter by choosing
  767.                     this option and then pressing <ESC>ape.   If you type an
  768.                     incorrect filter, a warning will display after which you
  769.                     can revise your filter expression.
  770.  
  771.  
  772.           4.3  FILTER Tutorial
  773.  
  774.                For those that have forgotten college Algebra and Boolean
  775.           logic, here is a brief refresher course.  If you need more, visit
  776.           your local library.
  777.  
  778.                Typically a dBASE filter consists of three parts:
  779.  
  780.                     (1)  Field name
  781.  
  782.                     (2)  Relational operator
  783.  
  784.                     (3)  Value
  785.  
  786.                The FIELD NAME is the exact name of the field from your data
  787.           base, i.e. it is one of the field names displayed at the top of
  788.           the screen.
  789.  
  790.                The RELATIONAL OPERATOR is one of the following:
  791.  
  792.                     (1)  =         (EQUALS)
  793.  
  794.                     (2)  <>        (NOT EQUALS)
  795.  
  796.                     (3)  >         (GREATER THAN)
  797.  
  798.                     (4)  <         (LESS THAN)
  799.  
  800.                     (5)  >=        (AT LEAST)
  801.  
  802.                     (6)  <=        (AT MOST)
  803.  
  804.                     (7)  $         (CONTAINED IN)
  805.  
  806.                     (8)  .NOT. $   (NOT CONTAINED IN)
  807.  
  808.  
  809.                                          13
  810.  
  811.  
  812.  
  813.                The VALUE is just that, the value to find for the field
  814.           specified by field name.  
  815.  
  816.                Here are some examples to get you started.
  817.  
  818.  
  819.                English:  FIND ALL THE RECORDS IN ZIP CODE 30319.
  820.  
  821.                Expression:    ZIP="30319"
  822.  
  823.                Comments: Notice that the zip code is in quotes since
  824.                ZIP is a character field.
  825.  
  826.  
  827.                English:  FIND ALL THE ENTRIES WITH AUGUST 1988 CONTACT DATE
  828.  
  829.                Expression:    CONTACTDT >= CTOD("08/01/88") .AND. 
  830.                               CONTACTDT <= CTOD("08/31/88")
  831.  
  832.                Comments: More than one expression can be joined with
  833.                .AND. This means BOTH expression must be TRUE for a
  834.                record to be output.  Notice that spacing doesn't
  835.                matter.
  836.  
  837.  
  838.  
  839.                English:  FIND ALL THE CODE1'S CONTAINING THE WORD "CLONE"
  840.  
  841.                Expression:    "CLONE"$UPPER(CODE1)
  842.  
  843.                Comments: Since clone could be in upper, lower, or mixed
  844.                case, we want to find them all.  By using the dBASE
  845.                function UPPER(), we can convert the CODE1 entries
  846.                temporarily to upper case and then search for entries
  847.                containing the word "CLONE."  Since CODE1 is a character
  848.                field, the value must be enclosed in quotes.
  849.  
  850.  
  851.                English:  FIND ALL THE ENTRIES WITH NO CONTACT DATE
  852.  
  853.                Expression:    DOW(CONTACTDT)=0
  854.  
  855.                Comments: The easiest way to check for a blank data
  856.                field is to search for those where the day of the week
  857.                is 0.  In dBASE, a 0 day of the week is a blank date. 
  858.                The DOW() function returns a number corresponding to the
  859.                day of the week of a date field.
  860.  
  861.  
  862.                English:  FIND ALL ENTRIES WHERE CATEGORY CONTAINS THE
  863.                WORD dBASE OR THE IDCODE IS dLITE
  864.  
  865.                Expression:    "dBASE"$CATEGORY .OR. "dLITE"$IDCODE
  866.  
  867.                                          14
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.                Comments: Here we were looking for terms which could
  873.                have appeared anywhere within the two fields.  Thus, the
  874.                CONTAINS operator is better than EQUALS.  Notice that
  875.                when two expressions are joined with .OR., a record will
  876.                qualify for output when EITHER expression is True.
  877.  
  878.  
  879.           4.4  Badge Settings
  880.  
  881.                Name badges generated by Badge-O-Magic are laid out as 3 inch
  882.           by 4 inch rectangles in two columns on 8-1/2 x 11 inch paper. 
  883.           Three rows of two name badges are printed per page.  A typical
  884.           badge looks like the following:
  885.  
  886.                                                                       
  887.                                   Badge Header Line                 
  888.                                                                     
  889.                                                                     
  890.                               JOHN CAMERON SWANKY, JR.              
  891.                                                                     
  892.                                  U.S. FREQUENT FLYER                
  893.                                                                     
  894.                                AVENUE OF THE AMERICAS               
  895.                                                                     
  896.                                  NEW YORK, NEW YORK                 
  897.                                                                     
  898.                                                                     
  899.                                   Badge Footer Line                 
  900.                                                                     
  901.  
  902.                The header and footer lines are free-form text which appears
  903.           as is on each name badge.  Graphics macros numbered 1-9 also are
  904.           supported as headers or footers.  Both may be omitted if desired. 
  905.           The other four lines of the badge are dBASE character expressions. 
  906.           This means each line may consist of one or more fields from your
  907.           data base.  As the records in your data base are scanned, the
  908.           contents for each name badge line will be extracted from the data
  909.           in the current record.
  910.  
  911.                Let's assume your data base file structure looked something
  912.           like the following: 
  913.  
  914.                FIELDNAME      TYPE           LENGTH         DECIMALS
  915.                ----------     ---------      ---------      --------
  916.  
  917.                FIRSTMI        Character      15             0
  918.                LASTNAME       Character      15             0
  919.                TITLE          Character      25             0
  920.                SPOUSE         Character      25             0
  921.                ADDRESS        Character      30             0
  922.                CITY           Character      18             0
  923.                STATE          Character      15             0
  924.  
  925.                                          15
  926.  
  927.  
  928.  
  929.                Let's assume you wanted to generate name badges of the format
  930.           displayed above.  For the HEADER field, you would enter BADGE
  931.           HEADER LINE and for the FOOTER enter BADGE FOOTER LINE.  The
  932.           expressions for the Main Badge would be as follows:
  933.  
  934.                LINE1:    TRIM(FIRSTMI)+" "+LASTNAME
  935.                LINE2:    TITLE
  936.                LINE3:    ADDRESS
  937.                LINE4:    TRIM(CITY)+", "+STATE
  938.  
  939.                For typical name badges, we recommend font size 1 for LINE 1
  940.           and font size 4 for the remaining lines.  You can experiment with
  941.           this to find the combination that best meets your needs.
  942.  
  943.                Badge-O-Magic also lets you generate a second name badge for
  944.           each record in your data base.  This is called the SPOUSE badge
  945.           although it could be any combination of fields and information
  946.           desired.  It also could be a duplicate of the first badge.  A
  947.           typical spouse badge could be generated with the following
  948.           expressions for the Spouse Badge:
  949.  
  950.                LINE1:    SPOUSE
  951.                LINE2:    ADDRESS
  952.                LINE3:    TRIM(CITY)+", "+STATE
  953.                LINE4:    leave it blank
  954.  
  955.                The font sizes would correspond to those designated for the
  956.           Main Badge.
  957.  
  958.                A filter also can be specified on the MODIFY SETTINGS screen
  959.           although we recommend you do this from the FILE MANAGEMENT MENU
  960.           since it provides helpful hints for correct syntax.  If you are a
  961.           dBASE guru, feel free to enter the FILTER on this screen.
  962.  
  963.                Once you have completed all of the entries on the MODIFY
  964.           SETTINGS screen, press <PgDn> to return to the Main Menu.
  965.  
  966.  
  967.           4.5  SAVE Badge Settings
  968.  
  969.                Obviously, if you had to pick your file, index, filter, and
  970.           enter all of the badge-specific data each time you wanted name
  971.           tags, you probably would want to look elsewhere for your badges. 
  972.           Therefore, Badge-O-Magic allows you to save all of your work in a
  973.           configuration file using any file name you want.  
  974.  
  975.                Once you have completed all the steps outlined above, choose
  976.           SAVE SETTINGS from the Main Menu.  You will be prompted to enter a
  977.           file name for your new configuration file.  Type a legal DOS file
  978.           name (i.e. no embedded spaces) and press <ENTER>.  If the file
  979.           already exists, you will be asked whether you want to overwrite
  980.           the existing file.  If so, type Y.  Otherwise, type N and enter a
  981.           new file name.
  982.  
  983.                                          16
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.                You may find it desirable to create a number of configuration
  989.           files with the only difference in the configurations being the
  990.           FILTER.  Or you may want one configuration file which prints
  991.           badges for participants and spouses while another prints badges
  992.           only for participants.  Similarly, if you use multiple data bases,
  993.           you may want a number of different configurations for each file.
  994.  
  995.  
  996.           4.6  RESTORE Badge Settings
  997.  
  998.                Choosing the RESTORE BADGE SETTINGS option will display a
  999.           listing of all your configuration files which have been saved. 
  1000.           Use the <Dn> or <Up> cursor keys to highlight the configuration
  1001.           file desired.  Then press <ENTER> to execute your choice.  All of
  1002.           the settings from the configuration file will be loaded into the
  1003.           memory of Badge-O-Magic.  Unless you need to change something, you
  1004.           can print the badges without further effort.
  1005.  
  1006.  
  1007.           4.7  EXIT to DOS
  1008.  
  1009.                When you finish using Badge-O-Magic, highlight the last entry
  1010.           on the Main Menu and press <ENTER> to return to DOS.  Should you
  1011.           have problems with the software, the closing screen will display
  1012.           the version number of the software you are running.  Make a note
  1013.           of this version number before calling for help.
  1014.  
  1015.  
  1016.           4.8   When All Else Fails
  1017.  
  1018.                If you get an error which appears strange or confusing,
  1019.           please give us a call any weekday evening between 6 and 9 p.m.
  1020.           EASTERN time.  The number is 404/237-9420.  Please note that the
  1021.           phone number is being provided to assist in detection of errors
  1022.           not as an offer to provide unlimited free technical support to
  1023.           unregistered users.  We are more than happy to assist anyone with
  1024.           any problem AFTER you have read the User's Guide!  You are welcome
  1025.           to explore all of the features of Badge-O-Magic and are encouraged
  1026.           to register if you enjoy the program and continue to use it after
  1027.           your 90-day evaluation license expires.
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.                                          17
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.           Chapter 5      Other Product Offerings
  1046.  
  1047.  
  1048.                We have developed a number of reasonably-priced, ShareWare
  1049.           products which we think you will find are comparable to commercial
  1050.           products except in one respect: price.  A brief summary of these
  1051.           offerings follows.
  1052.  
  1053.                WAMPUM is a full-featured, menu-driven, dBASE-compatible data
  1054.           base management system.  It permits even novices to develop
  1055.           powerful applications in minutes instead of months.  Virtually
  1056.           every dBASE command and function is supported using easy-to-use
  1057.           menus.  Versions are available for stand-alone PCs or NetBIOS-
  1058.           compatible networks.  In addition, users may choose between
  1059.           Clipper, dBASE III+, and FoxBASE+ compatible indexes.  The FoxBASE
  1060.           version also supports a simulated dot prompt which permits a user
  1061.           to enter virtually any dBASE command.  Simple programs up to 500
  1062.           lines also can be written and executed using the FoxBASE version. 
  1063.           Requirements: 512K PC, DOS 2.X or higher, dual floppies or hard
  1064.           disk.  Network version requires 640K plus DOS 3.1 or higher.
  1065.  
  1066.                dLITE is a pop-up desktop file manager which permits a user
  1067.           to access up to 10 different dBASE-compatible data base appli-
  1068.           cations from within almost any text-based application.  In
  1069.           addition to powerful file management functions, it also includes a
  1070.           unique PASTE function permitting users to extract data from any
  1071.           data base and stuff it into a word processing document,
  1072.           spreadsheet, or any other foreground application.  Requirements: 
  1073.           160K or 100K with 3.2 or 4.0 EMS memory, DOS 2.1 or higher, and
  1074.           dual floppies or hard disk.
  1075.  
  1076.                MenuMaker is a data entry screen generator for use with
  1077.           WAMPUM or dLITE. The developer draws the data entry screen as it
  1078.           should appear to end users.  Then MenuMaker writes the necessary
  1079.           code to support either WAMPUM or dLITE applications.
  1080.  
  1081.                WAMPUM Form Letter Editor provides an easy-to-use editor for
  1082.           use in developing form letter applications.
  1083.  
  1084.                An order form to simplify ordering and registering our
  1085.           software is included on the next page.  Please feel free to make
  1086.           as many copies as you need.
  1087.  
  1088.                Custom logos can be included on your name badges using the
  1089.           macro option for either a badge header or footer.  One good source
  1090.           for these is Orbit Enterprises, PO Box 2875, Glen Ellyn, IL 60138. 
  1091.           Their phone number is 312/469-3405.  Typical pricing for a digi-
  1092.           tized logo is about $150.  This is a one-time charge.
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.                                          18
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.            WARD MUNDY SOFTWARE, 4160 CLUB DRIVE, ATLANTA, GA 30319
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.                     C U S T O M E R    I N V O I C E
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.      +---------------------------------------------------------------+
  1115.      |Customer:                          |Order Date:                |
  1116.      |                                   |---------------------------|
  1117.      |                                   |Shipped Dt:                |
  1118.      |                                   |---------------------------|
  1119.      |                                   |Invoice No:                |
  1120.      |                                   |---------------------------|
  1121.      |                                   |P.O. Number                |
  1122.      +---------------------------------------------------------------+
  1123.                                                                      
  1124.      +---------------------------------------------------------------+
  1125.      |QUANTITY |DESCRIPTION                   |UNIT PRICE|  AMOUNT   | 
  1126.      |---------|------------------------------|----------|-----------|
  1127.      |         |*Badge-O-Magic License per PC |  45.00   |           |
  1128.      |         |                              |          |           |
  1129.      |         |*Badge-O-Magic Network License|  95.00   |           |
  1130.      |         |                              |          |           |
  1131.      |         | dLITE ShareWare Disk         |   5.00   |           |
  1132.      |         |                              |          |           |
  1133.      |         | dLITE Single User License    |  25.00   |           |
  1134.      |         |                              |          |           |
  1135.      |         | MenuMaker for dLITE/WAMPUM   |  20.00   |           |
  1136.      |         |                              |          |           |
  1137.      |         | WAMPUM ShareWare Disk        |   5.00   |           |
  1138.      |         |                              |          |           |
  1139.      |         |*WAMPUM Single User License   |  25.00   |           |
  1140.      |         |                              |          |           |
  1141.      |         |*WAMPUM Network License       |  75.00   |           |
  1142.      |         |                              |          |           |
  1143.      |         | WAMPUM Form Letter Editor    |  20.00   |           |
  1144.      |---------------------------------------------------------------|
  1145.      |*Specify INDEX: Clipper ( )   dBASE III+ (  )   FoxBASE+ (  )  |
  1146.      |---------------------------------------------------------------|
  1147.      |         | Foreign Shipping Surcharge   |   5.00   |           |
  1148.      |         |                              |          |           |
  1149.      |         | Shipping & Handling Charges  |   5.00   |    5.00   |
  1150.      |         |                              |----------|-----------|
  1151.      |         |                              |  TOTAL   |           |
  1152.      +---------------------- Thank You! -----------------------------+
  1153.                                                                       
  1154.      TERMS: Please make check payable to Ward Mundy, 4160 Club Drive, 
  1155.                Atlanta, GA 30319.  Checks drawn on U.S. banks only!
  1156.  
  1157.  
  1158.